Privacybeleid – marXact B.V.

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026 (versie 2.2)

Inleiding

marXact neemt je privacy serieus en gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU. We raden je aan dit beleid helemaal te lezen. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op via privacy@marxact.com.

Wie is marXact?

marXact B.V. (“marXact”, “wij”, “ons”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we over je verwerken. Wanneer we persoonsgegevens in klantprojecten in UNI-Cloud verwerken namens een klant, treden we op als verwerker op grond van onze overeenkomst met die klant. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en is ervoor verantwoordelijk de betrokkenen te informeren over hoe en waarom hun persoonsgegevens worden verwerkt, ook over het gebruik van UNI-Cloud om die gegevens op te slaan en te verwerken.

• Statutaire zetel: Marathon 3J, 1213 PB Hilversum, Nederland
• Kamer van Koophandel (KvK): 68076622
• Algemeen contact: info@marxact.com
• Contact voor privacy: privacy@marxact.com

Onze belangrijkste klanten zijn bedrijven (B2B), waaronder zzp'ers en andere zelfstandige professionals. Ben je een natuurlijk persoon die namens een bedrijf handelt, dan geldt dit beleid voor jou voor de persoonsgegevens die we in die hoedanigheid over je verwerken.

Welke persoonsgegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je met ons te maken hebt, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Account-, klant- en bestelgegevens: naam, bedrijfsnaam, bedrijfsadres, verzendadres, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer, functie, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer (IBAN/BIC), betaalgegevens, inloggegevens.

Gegevens over het gebruik van diensten en producten: accountactiviteit, apparaat-ID's, softwareversie, besturingssysteem, IP-adres, historie van supporttickets, meetgegevens en locaties die bij je account horen (UNI-Cloud), logbestanden over de prestaties van de dienst.

Communicatie- en supportgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van berichten, gesprekken, klachten en supportvragen.

Marketinggegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, functie, communicatievoorkeuren, klik- en openingsgedrag in marketingmails, pagina's die je op onze website bekijkt, gekoppeld aan je contactrecord (alleen met jouw toestemming, zie “Bezoekgeschiedenis van de website”).

Sollicitatiegegevens: naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, referenties, beoordelingsresultaten, sollicitatiecorrespondentie.

Gegevens van websitebezoekers: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's, verwijzende URL, geschatte locatie, interacties met formulieren of chat en, als je analytische cookies accepteert, een lijst van de laatste 25 pagina's die je hebt bekeken, opgeslagen in je browser.

We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 jaar. We verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze overtuigingen).

Waarom we je gegevens verwerken en op welke rechtsgrond

Bij elke rechtsgrond “gerechtvaardigd belang” hebben we ons belang afgewogen tegen jouw rechten en vrijheden. Je hebt het recht bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (zie “Jouw rechten” hieronder).

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Concrete bewaartermijnen:

Sommige bewaartermijnen liggen wettelijk vast en kunnen niet worden ingekort. Waar de wet het toestaat, verwijderen of anonimiseren we eerder als de gegevens niet meer nodig zijn.

Wie je gegevens ontvangt

We delen persoonsgegevens met de volgende categorieën ontvangers:

Binnen marXact: alleen medewerkers die voor hun functie toegang nodig hebben (sales, support, finance, ontwikkeling, operations, management).

Dienstverleners die als verwerker namens ons optreden: dit zijn derden die je gegevens alleen op onze instructie verwerken, op basis van ondertekende verwerkersovereenkomsten die aan de AVG voldoen. We gebruiken verwerkers voor:

• Cloudinfrastructuur en hosting (UNI-Cloud, website, interne systemen)
• CRM en sales
• E-mailmarketing en nieuwsbrieven
• Klantenservice
• Webshop en betalingen
• Boekhouding en financiën
• HR-administratie en salarisadministratie
• Communicatie en samenwerking
• Workflowautomatisering
• Designtools
• AI-tools die we intern gebruiken (zie “Verwerking met AI-ondersteuning” hieronder)

De categorieën staan ook vermeld op onze providerlijst-pagina. Voor meer informatie over de aanbieders kun je een e-mail sturen naar privacy@marxact.com.

Overige ontvangers: vervoerders en logistieke partners (voor het leveren van hardware), betaaldienstverleners (voor het verwerken van betalingen), professionele adviseurs (accountants, juristen, auditors), toezichthouders en belastingautoriteiten waar de wet dat vereist, en potentiële overnemers bij een bedrijfstransactie (met passende geheimhoudingsmaatregelen).

We verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

Internationale doorgifte van gegevens

Sommige van onze dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Is dat het geval, dan vertrouwen we op passende waarborgen uit hoofdstuk V van de AVG:

• EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse providers (waar van toepassing)
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie, aangevuld met extra technische en organisatorische maatregelen waar nodig
• UK International Data Transfer Addendum (IDTA) waar gegevensstromen het Verenigd Koninkrijk raken

Tot de landen waar onze verwerkers actief zijn, behoren onder meer de Verenigde Staten, Australië en landen binnen de EU/EER (Duitsland, Estland en Nederland). Gegevens die wij opslaan in onze project- en documentatietools worden opgeslagen in de EU (Duitsland), en onze chatgegevens worden opgeslagen in de EU (Frankfurt, Duitsland). Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de EER.

Je kunt een kopie van de relevante waarborgen voor doorgifte opvragen via privacy@marxact.com.

Verwerking met AI-ondersteuning

We gebruiken goedgekeurde AI-tools intern als ondersteuning bij taken zoals het opstellen van berichten, het analyseren van bedrijfsgegevens, het samenvatten van informatie en het automatiseren van workflows. Als je persoonsgegevens deel uitmaken van de context van zo'n taak (bijvoorbeeld je naam en e-mailadres wanneer we een antwoord aan je opstellen), kunnen die gegevens worden verwerkt door de volgende AI-providers:

Al deze providers treden namens ons op als verwerker op grond van verwerkersovereenkomsten. Geen van hen gebruikt je persoonsgegevens voor het trainen van AI-modellen, op grond van onze zakelijke voorwaarden. We hanteren een strikte regel voor dataminimalisatie: we delen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de specifieke taak. Volledige klantendatabases uploaden we nooit naar AI-tools. Projectgegevens die klanten in UNI-Cloud opslaan, worden alleen met AI-tools verwerkt nadat namen, gebruikers-ID's, foto's van personen en adres- of eigenaargegevens zijn verwijderd; objectcoördinaten en technische meetgegevens mogen worden gebruikt om support- of ontwikkelvragen op te lossen.

We gebruiken geen AI om geautomatiseerde besluiten te nemen die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze significant treffen. AI-output die naar je wordt gestuurd (bijvoorbeeld een supportantwoord) wordt door een medewerker van marXact gecontroleerd voordat die wordt verzonden.

Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf efficiënt te runnen. Je hebt het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking – zie “Jouw rechten” hieronder.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. We maken onderscheid tussen:

• Strikt noodzakelijke cookies (functioneel, beveiliging, load balancing) – geplaatst zonder toestemming, omdat ze nodig zijn voor de werking van de website
• Analytische cookies en vergelijkbare technieken – alleen geplaatst met je toestemming via de cookiebanner. Hieronder valt een lijst van de laatste 25 pagina's die je hebt bekeken, opgeslagen in de lokale opslag van je browser (zie “Bezoekgeschiedenis van de website” hieronder)
• Marketing- en trackingcookies en vergelijkbare technieken (inclusief retargeting- en socialmediapixels) – alleen geplaatst met je toestemming. Hieronder valt de code waarmee we je herkennen wanneer je via onze nieuwsbrief komt of nadat je een formulier hebt ingediend

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment beheren via de cookiebanner. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op eerdere rechtmatige verwerking. Als je je toestemming voor analyse intrekt, wordt de paginalijst uit je browser verwijderd, en als je je toestemming voor marketing intrekt, wordt de herkenningscode verwijderd. Strikt noodzakelijke cookies kun je niet weigeren, maar ze volgen je niet over websites heen.

Een lijst van de cookies die we plaatsen, met hun doel en duur, staat in de cookiebanner en is op aanvraag beschikbaar via privacy@marxact.com.

Bezoekgeschiedenis van de website

We gebruiken twee functies om te zien welke pagina's van onze website voor je van belang zijn. Beide werken alleen als je daar in onze cookiebanner mee hebt ingestemd. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

Laatste pagina's in je browser (toestemming voor analyse). Als je analytische cookies accepteert, bewaart je browser een lijst van de laatste 25 pagina's die je op marxact.com hebt bekeken. Per pagina slaat hij het adres op zonder zoektermen of trackingcodes, de paginatitel en het tijdstip. Deze lijst blijft in je browser. We ontvangen hem alleen wanneer je een formulier op onze website verstuurt, bijvoorbeeld een demo-aanvraag. We voegen hem dan toe aan je contactverzoek, zodat ons salesteam kan zien welke pagina's je hebt bekeken voordat je contact met ons opnam.

Bezoeken gekoppeld aan je contactrecord (toestemming voor marketing). Als je analytische en marketingcookies accepteert en we weten wie je bent, koppelen we je bezoeken aan je contactrecord in ons CRM. We weten wie je bent in twee gevallen: je hebt op een link in een van onze nieuwsbrieven geklikt, of je hebt een formulier op onze website ingediend. Vanaf dat moment slaan we voor elke pagina die je in die browser bekijkt het adres, de paginatitel en het tijdstip op, en waar je vandaan kwam (de campagnetags in de link of de website die naar ons verwees). De eerste keer dat we je herkennen, voegen we ook de maximaal 25 pagina's uit de lijst in je browser toe.

Ons salesteam ziet deze informatie in ons CRM, naast je contactrecord, organisatie en deals. We gebruiken haar om je met relevante informatie op te volgen en om gesprekken voor te bereiden. We gebruiken ook openingen en klikken in nieuwsbrieven om een leadscore te berekenen die ons salesteam helpt te bepalen wie we benaderen. Een medewerker van marXact neemt altijd de beslissing; we nemen geen besluiten over je die uitsluitend hierop zijn gebaseerd.

We bewaren de bezoekgeschiedenis 12 maanden na elk bezoek en verwijderen haar daarna automatisch. Ze wordt opgeslagen in onze eigen workflowomgeving (Duitsland) en getoond in ons CRM. Het enige deel dat naar het CRM wordt gekopieerd, is de paginalijst die bij een formulierinzending hoort: die wordt opgeslagen in de notitie van je contactverzoek. Als je je toestemming voor marketing intrekt, stoppen we met het koppelen van nieuwe bezoeken aan jou. Je kunt ons vragen de geschiedenis die we al over je hebben te verwijderen via privacy@marxact.com.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15): een kopie krijgen van de persoonsgegevens die we over je hebben.
• Recht op rectificatie (art. 16): onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing / “recht op vergetelheid” (art. 17): je gegevens in bepaalde gevallen laten verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): de verwerking in bepaalde gevallen laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20): je gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing (een bezwaar tegen direct marketing honoreren we altijd).
• Recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd (art. 22): zie “Geautomatiseerde besluitvorming” hieronder.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7): als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die op elk moment intrekken.

Zo oefen je je rechten uit: stuur een verzoek naar privacy@marxact.com. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen om ervoor te zorgen dat we geen gegevens aan de verkeerde persoon geven. We reageren binnen één (1) maand na ontvangst van je verzoek. Is je verzoek complex of ontvangen we veel verzoeken, dan kunnen we deze termijn met nog twee maanden verlengen en laten we je dat weten.

Wijzen we je verzoek af, dan leggen we uit waarom en wijzen we je op je recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze significant treffen. Waar automatisering ons werk ondersteunt (bijvoorbeeld opstellen met AI-ondersteuning, leadscoring of fraudescreening), wordt de uiteindelijke beslissing altijd door een medewerker van marXact genomen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Daartoe behoren versleuteling tijdens transport (TLS) en opslag, op rollen gebaseerde toegangscontrole, multifactorauthenticatie, veilige ontwikkelpraktijken, due diligence bij leveranciers en procedures voor incidentrespons. We eisen van onze verwerkers dat ze gelijkwaardige normen toepassen.

Als er een datalek plaatsvindt dat waarschijnlijk een risico oplevert voor je rechten en vrijheden, melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en we informeren je rechtstreeks als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert.

Hoe we je gegevens verkrijgen

We verkrijgen je persoonsgegevens:

• Rechtstreeks van jou – wanneer je contact met ons opneemt, een bestelling plaatst, een demo aanvraagt, je aanmeldt voor een nieuwsbrief, solliciteert of onze producten gebruikt.
• Van je werkgever of een collega – wanneer die je zakelijke contactgegevens doorgeeft om een account aan te maken of een dienst te regelen.
• Uit externe bronnen waar je gegevens openbaar hebt gemaakt – bijvoorbeeld zakelijke contactgegevens van LinkedIn of bedrijfswebsites die we gebruiken voor B2B-salesbenadering (op grond van ons gerechtvaardigd belang).
• Van onze partners – doorverwijzers, integrators en resellers die je gegevens doorgeven om een offerte of dienst te leveren.

Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt. Belangrijke wijzigingen maken we bekend via onze website en, waar passend, per e-mail aan actieve klanten. Eerdere versies zijn op aanvraag beschikbaar.

Klachten

Heb je een klacht over hoe we je persoonsgegevens verwerken, neem dan eerst contact met ons op via privacy@marxact.com zodat we kunnen proberen het op te lossen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
Telefoon:
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Je kunt ook contact opnemen met de toezichthouder in het EU-land waar je woont of werkt.

Op dit privacybeleid is Nederlands recht van toepassing. De Engelse versie is leidend; vertalingen zijn alleen ter informatie.